6 april 2021
Online backup van Office 365
Zelfs wij spreken nog over Office 365, terwijl in 2020 alle Office 365 softwarepakketten een nieuwe naam kregen van ontwikkelaar Microsoft. Zo werd Office 365 veranderd in Microsoft 365, maar de functionaliteit van de cloudtool bleef gelukkig hetzelfde. Met deze blog gaan wij in op het maken van backups in een cloudtool. Backuppen in de cloud? Ja, wij vertellen je waarom je altijd een online backup van Office 365 moet hebben.
Waarom je altijd een online backup van Office 365 moet hebben
Think4 is een IT bedrijf, tevens Microsoft partner en regelt IT zaken voor tal van organisaties die kiezen voor makkelijker communiceren en efficiënter werken. Onze klanten zijn bedrijven in het MKB en variëren in grootte van gemiddeld 10 tot 150 medewerkers. Binnen deze bedrijven is de flexibele werkplek ontzettend populair, de vraag naar emailbeveiliging neemt toe en we voorzien steeds meer klanten van cloudsoftware. Het voormalige Office 365 is één van de bekendste. We werken massaal online, willen overal bereikbaar zijn en toegang hebben tot onze data. Maar hoe is het eigenlijk met de backup van al die gegevens die online gedeeld worden?
Betrouwbare back-up van jouw flexibele werkplek
Wanneer wij onze klanten, bestaand of nieuw, vragen hoe de backup van hun IT-omgeving is geregeld, zegt meer dan de helft: “No worries, dat regelt Microsoft binnen onze 365 licentie.” Klinkt reëel, maar helaas moeten wij deze ‘geruststellende’ gedachte iets afzwakken. Natuurlijk regelt en beveiligt Microsoft veel voor je. Toch is het belangrijk om goed te begrijpen waar de verantwoordelijkheden liggen als het gaat om een betrouwbare backup.
Bij wie ligt welke verantwoordelijkheid?
In de basis is Microsoft verantwoordelijk voor de IT-infrastructuur (het grote datacenter) en de beschikbaarheid (uptime) van de diensten die zij aanbiedt. Binnen die verantwoordelijkheid garanderen Microsoft en andere cloud aanbieders, een beschikbaarheid van puur de infrastructuur. Let op, niet van de databeschikbaarheid en daar ligt een belangrijk verschil. Je bent zelf verantwoordelijk voor de beschikbaarheid van je gegevens, je data, en een backup daarvan zit niet standaard in jouw Microsoft 365 licentie.
Misverstanden voorkomen als het gaat om back-up
Natuurlijk biedt Microsoft ‘backup en herstelpunten’, maar deze verschillen vaak met de verwachting van jou als gebruiker. Daarom is het van belang om misverstanden te voorkomen. Die misverstanden gaan dan vaak over de standaard herstelmogelijkheden van Microsoft en de noodzaak van controle over je data. Van de backup die wij bedoelen is pas sprake wanneer er meerdere historische kopieën van data worden gemaakt, die vervolgens worden opgeslagen op meerdere locaties.
Stel dat je per ongeluk een bestand verwijdert, er treedt een defect op of je ondervindt een online attack of hack. In dat soort gevallen moet er een gemakkelijk toegankelijke kopie beschikbaar zijn en die krijg je met een volwaardige backup.
Waarom kiezen voor een online back-up
Hieronder geven wij je de TOP 5 redenen om vandaag nog over te stappen op een backup van je Microsoft 365 omgeving.
Verwijderde emails
1] Je hebt een bestand per ongeluk verwijderd. Bij een email is dat niet zo’n probleem, want die vind je altijd eerst terug in de map verwijderde items. Het per ongeluk verwijderen van emails maak je eenvoudig ongedaan door deze terug te plaatsen naar je postvak IN. Nu kan het voorkomen dat je bepaalde data permanent verwijdert en dan biedt Microsoft de mogelijkheid om nog binnen 30 dagen items te herstellen. Daarna is het echt weg, dus wil je de zekerheid hebben dat je verwijderde items langer bewaard worden? Neem dan contact op met Think4. Wij regelen een betrouwbare tool voor je voor de online backup van Office 365.
Beveiligingsrisico’s
2] Tegenwoordig moet je je als bedrijf uiterst bewust zijn van interne beveiligingsrisico’s. Vaak zijn dit zaken waar je pas bij stilstaat als het zich voordoet, en dan ben je te laat. Je moet er niet aan denken dat een (voormalig) medewerker toegang heeft tot managementinformatie en een bestand verwijdert. Dit kan per ongeluk of opzettelijk gebeuren, maar in beide gevallen wil je dit zeker voorkomen. Net zoals het onbewust opslaan of delen van geïnfecteerde bestanden op computerapparatuur binnen jouw bedrijf. Dan wil je kunnen vertrouwen op een solide backup, zodat je bewust of onbewust aangetaste of verwijderde bestanden altijd terug kunt vinden.
Backup bij online bedreigingen
3] Bedreigingen van buitenaf, we hebben ervan gehoord en hopen er nooit mee te maken te krijgen. Malware en virussen kunnen een enorme schade aanrichten en zonder dat je het weet data doen verdwijnen. Je kop in het zand steken is niet de juiste manier, zeker niet als het om je bedrijfsdata gaat. Bedenk daarom dat een betrouwbare backup bij cyberattacks en ransomware de enige manier is om een volledige archivering van je gegevens te hebben. Bescherm je bedrijf, bescherm privacygevoelige gegevens van klanten en medewerkers, en kies voor een professionele backup oplossing.
Voldoen aan privacywet
4] Compliance en wettelijk gestelde eisen zijn termen die we steeds vaker voorbij horen komen in het bedrijfsleven. Grote maar ook kleinere bedrijven moeten voldoen aan aangescherpte regels met betrekking tot bewaartermijnen. Zeker in de financiële sector, gezondheidszorg en de juridische dienstverlening worden aanvullende eisen gesteld. Denk aan het bewaren van emails, persoonsgegevens en bijlagen. Een solide backup systeem is dan onmisbaar om data voor langere periode op te slaan en tegelijkertijd de privacywet na te leven.
Online werken backup
5] In tegenstelling tot wat veel mensen denken is Microsoft 365 (voorheen Office 365) meer dan alleen email. Binnen de cloudsoftware van Microsoft wordt Email en Exchange op grote schaal gebruikt, maar dankzij de flexibele werkplek hebben de apps OneDrive, Teams en SharePoint terrein gewonnen. Er wordt massaal thuis gewerkt, online bestanden delen doen we meer dan ooit te voren en we chatten wat af. Dan is het verstandig om al die uitwisseling van informatie vast te leggen in een backup systeem om altijd te kunnen terugvallen op eerdere gesprekken.
Ons advies voor een solide backup systeem
Vanuit de ruime IT-ervaring die we de afgelopen jaren binnen Think4 hebben opgebouwd geven wij dagelijks advies aan bedrijven. Wij implementeren slimme IT tools voor het beveiligen van de IT-omgeving, veilig bestanden delen en secure inloggen. Daarom werken wij alleen met de meest actuele softwarekennis en weten precies waar jouw bedrijf goed aan doet.
Ons advies is transparant en net zo betrouwbaar als de tools die we bieden. Je kunt er vanuit gaan dat je met een IT-oplossing van Think4 een toekomstgerichte aanpak krijgt. Zouden we zelf ook willen en daarom krijg je dat bij ons.
Backup oplossingen van Barracuda
Als het gaat om een solide backup systeem bieden wij de Cloud-to-Cloud Backup oplossingen van Barracuda aan, die deel uitmaken van het Essentiele Cloud security plan van Think4. Barracuda Cloud-to-Cloud Backup biedt jouw bedrijf de flexibiliteit om gegevens uit Teams, OneDrive, SharePoint en Exchange gedetailleerd of zelfs volledig te herstellen. Niet alleen flexibiliteit is een groot voordeel, je kiest ook voor gemak én bespaart tijd. Mocht je volledig op een backup teruggeworpen zijn, dan is het zoeken en het herstellen van bestanden makkelijker door slimme search en repair tools. Hierover kunnen we je telefonisch meer uitleg geven als je daar interesse in hebt.
Laat Think4 contact met je opnemen voor een veilige en betrouwbare oplossing voor jouw zakelijke online backup van Office 365. Wij adviseren bedrijven Barracuda Cloud-to-Cloud Backup. Met alle toenemende digitale dreigingen die op ons afkomen weten wij als IT-bedrijf precies waar jij en je medewerkers op moeten letten. Wat voor ons belangrijk is, is dat jouw bedrijf veilig online kan werken.
IT bedrijf Think4 is Microsoft partner en dat betekent dat wij onze klanten voorzien van slimme IT tools voor de moderne werkplek. Niet alleen flexibel werken, ook zorgen wij ervoor dat jij in een veilig online omgeving kunt werken. Wil jij werkprocessen optimaliseren en zoek jij een IT partner die jouw bedrijf helpt bij efficiënt en praktisch digitaliseren? Think4 laat jouw bedrijf groeien door het slim inzetten van resultaatgerichte IT. Neem contact met ons op en wij regelen jouw IT snel en goed.
Meer weten over email Veilig online werken? Vraag het Tom.
Tom kan je alles vertellen over de email security tool Barracuda Total Email Protection. Veilig kunnen emailen is wel zo prettig en bedreigingen van buitenaf houd je natuurlijk liever buiten de deur. Think4 helpt jouw bedrijf bij het maken van de juiste keuzes en het slim inzetten van IT oplossingen en IT security tools.
