29 juni 2020
MKB gaat voor Microsoft Teams
We grijpen elke nieuwe technologie aan om efficiënter te kunnen werken. Daarom gebruiken steeds meer MKB organisaties Microsoft 365 (voorheen Office 365), het alles-in-één-communicatieplatform van Microsoft waarbinnen Teams een gratis tool is. Deze tip bevat 6 belangrijke redenen waarom het MKB massaal overstapt naar Microsoft Teams.
6 redenen waarom het mkb massaal overstapt naar Microsoft Teams
Binnen Office 365 van Microsoft zit Teams als gratis functionaliteit. Think4 krijgt veel vragen van bedrijven over hun overvolle mailboxen, vertraging van systemen, beperkte dataopslag en veilig online werken. Dat is precies waar wij als IT partner goed in zijn. De expertise van Think4 gaat ver en wordt eigenlijk alleen maar breder. Wij verdiepen ons echt in ons vak, werken met de beste IT specialisten en kunnen elk bedrijf helpen met een veilige en efficiënte IT omgeving. Slimme IT tools horen daar ook bij.
1. Meer functionaliteit met Microsoft Teams voor mkb
Schrijf jij nog brieven naar klanten of mail je met vrienden? Grote kans van niet. Een chatbericht of appje is veel sneller verstuurd. Dat scheelt heel veel e-mailverkeer en het is net zo makkelijk bij het versturen van een foto, filmpje of werkbeschrijving. Daarom worden in mkb-organisaties vaak Whatsapp-groepen gebruikt voor het delen van updates en bestanden. Met Microsoft Teams voor mkb werkt dat nog net even makkelijker.
Want net als in WhatsApp maak je in Microsoft Teams net zo gemakkelijk groepen aan, waardoor je veel sneller bestanden deelt. Daarbovenop biedt Teams nog een aantal grote voordelen:
- Je hoeft bestanden maar één keer te delen met je groep.
- Nieuwe teamgenoten kunnen eerder toegevoegde bestanden terugzoeken en inzien.
- Zowel je interne als externe contacten uit je Outlook zijn direct toegankelijk, waardoor je heel makkelijk nieuwe groepen opzet.
2. Beter beveiligd online samenwerken
Het liefst ga je zo snel mogelijk en zonder omwegen op je doel af en werk je zo efficiënt mogelijk. De groepchat via Teams maakt een einde aan overvolle emailboxen met tientallen collega’s in de cc. Zo’n chatfunctie moet natuurlijk wel veilig zijn, want je wil voorkomen dat ex-medewerkers toegang hebben tot je bedrijfsinformatie en contacten. Microsoft Teams biedt die zekerheid, laagdrempelig voor iedereen, optimaal gebruiksgemak én je houdt centraal regie. Dat is handig als een collega vertrekt en je met een paar kliks kan regelen dat diegene niet meer bij bestanden, chats en adreslijsten kan. Hiermee verklein je de kans op datalekken.
3. Integratie met populaire tools
Voor elke taak gebruik je een andere tool, maar dat werkt niet altijd even goed. Je wilt iemand bellen, dan moet je eerst het telefoonnummer opzoeken in die ene email. Of een Word-bestand versturen, open je dan eerst Outlook en zoek je vervolgens het bestand op? Zo ben je elke dag bezig om je tools te combineren en informatie te zoeken. Eigenlijk zonde van je tijd.
Informatie en tooling samenbrengen is dan ook zo handig van Microsoft Teams. Nadat je een contact toevoegt op je smartphone, staat deze direct in de centrale database. Ook kun je dan meteen een vergadering inplannen vanuit Teams. Een nieuwe tabel verstuur je eenvoudig rond en vanuit een chatvenster schiet je een vergadering in. Je gebruikt steeds meer apps van Microsoft of andere partijen die je kunt toevoegen aan een Team. Dit zijn bijvoorbeeld tools voor projectbeheer, issue-management, HR support, CRM en marketing.
4. Al je contacten, informatie en bestanden bij elkaar
Als je ziet dat het aantal projecten binnen je bedrijf groeit, werk je met steeds weer andere stakeholders, bestanden en tools. Teams is flexibel, want niet alleen teamleden voeg je gemakkelijk toe aan een projectgroep, ook tooling en bestanden klik je er zo bij in Teams. Zo heb je alle informatie op een locatie bij elkaar en werk je overzichtelijker.
Jij en je partners binnen het project hebben alles voorhanden om efficiënt aan de slag te gaan. Van Excel-sheets en presentaties tot een digitaal planbord waarop je de voortgang en deeltaken kunt inzien. Alles staat bij elkaar en je hoeft niet meer eindeloos te zoeken naar bestanden en betrokken partijen.
Wil je weten wat deze slimme IT tools voor jouw bedrijf kunnen doen? Neem vrijblijvend contact op met Think4. Wij brengen jouw vraag en onze oplossingen samen.
5. Tegelijk samenwerken in één document
Vaak duurt het accorderen van bestanden dagen en soms wel weken. Je moet dan wachten op de mail met de gecorrigeerde bijlage of het ondertekende contract. In welke versie je uiteindelijk zit is niet meer duidelijk. Microsoft Teams biedt uitkomst, want je werkt samen in één bestand. Onder andere bestanden in OneNote, Word, Excel en PowerPoint kun je in de chat of groeps-chat tegelijk bewerken. Wachten op elkaar is verleden tijd, je hebt het overzicht en de kans op fouten wordt aanzienlijk kleiner. Dat noemen we efficiënt online samenwerken.
6. Altijd en overal op elk device
De één zweert bij een iPhone, terwijl de ander nooit meer afstapt van Android. Werk je thuis, dan gebruik je een laptop, tablet of desktop. Dat is het fijne van Teams, want dat werkt platformonafhankelijk. Groot voordeel daarvan is dat iedereen met zijn favoriete device kan werken. Binnen Teams ervaar je een soepele gebruikerservaring, omdat apps er op de verschillende platformen hetzelfde uitzien. Jouw team werkt steeds op dezelfde manier, ongeacht het device. Niet te hoeven schakelen werkt dan wel zo prettig.
Meer weten over email Veilig online werken? Vraag het Tom.
Tom kan je alles vertellen over de email security tool Barracuda Total Email Protection. Veilig kunnen emailen is wel zo prettig en bedreigingen van buitenaf houd je natuurlijk liever buiten de deur. Think4 helpt jouw bedrijf bij het maken van de juiste keuzes en het slim inzetten van IT oplossingen en IT security tools.
