Deze 4 medewerkers bewijzen de kracht van Teams als slimme IT tool voor bedrijven

Welke IT tool past bij welke medewerker? Vergelijk het met een timmerman, die gebruikt een hamer en een zaag, terwijl een loodgieter meer heeft aan tangen. Zo is het ook in een kantooromgeving. Een projectleider gebruikt andere online gereedschappen dan een secretaresse of een CEO. Dit blog gaan over specifieke tools voor specifieke medewerkers en hoe zij de kracht van Teams ervaren. De salesmanager, de eigenaar, projectleider, consultant en het office management, wie heeft wat nodig om zo efficiënt mogelijk te kunnen werken in een veilige online omgeving?

Bedenk hoe dat werkt binnen jouw eigen bedrijf. Waarschijnlijk precies zo, want geen collega is hetzelfde. Los van leeftijd of ervaring heb je allemaal toch een eigen werkstijl die passen bij jou als persoon en bij jouw kennis binnen je vakgebied. Belangrijk is dat iedereen binnen je bedrijf de juiste tools krijgt om mee te werken, want dat scheelt enorm veel tijd. We geven even een fictief voorbeeld, het reclamebureau van Mike, TradeMarQ. Laten we zeggen dat het bedrijf in totaal zo’n 50 medewerkers telt, maar in drukke tijden huren ze ook nog extra capaciteit in. Mike is groot voorstander van samenwerken en vrijheid. Om die reden geeft hij zijn mensen een Surface tablet waar Office 365 en Teams op draaien. Zo kan iedereen altijd en overal werken, samen, thuis, online vergaderen en chatten.

En hoe ervaart Mike zelf de kracht van Teams?

Mike is het creatieve brein van het TradeMarQ en bedenkt concepten, het liefst ‘s avonds thuis op de bank. Ook Mike gebruikt hierbij zijn tablet, waarop hij toegang heeft tot alle bestanden in de cloud die hij ook nog eens eenvoudig kan delen met zijn projectteam. Mike hoeft niet op kantoor te zijn, maar kan zijn nieuwe ideeën vanuit huis uitwerken. Dat gevoel van vrijheid is voor Mike en zijn bedrijf onmisbaar geworden. Online meeting plant Mike in via Microsoft Teams, waar iedereen binnen het team documenten en berichten met elkaar kan delen en opslaan. Overvolle mailboxen behoren tot het verleden met deze flexibele IT tool.

Afbeeldingen, video’s, documenten en presentaties deelt Mike tegenwoordig dan ook altijd via Teams. Binnen Teams kan Mike contact hebben met zijn eigen medewerkers, persoonlijk of via groep-chats, maar ook met externen als leveranciers en klanten. Een geweldige oplossing en veel efficiënter als het gaat om je contact onderling. Zeker de chatfunctie voor je interne communicatie, want dat is een uitstekende vervanger voor de mail. Zo krijg je als ondernemer veel meer grip op de zaken die prioriteit hebben en echt belangrijke e-mails verdwijnen niet in de chaos. Met Teams kun je makkelijker online communiceren en houd het overzicht, waarmee je tijd en geld bespaart.

Salesmanager Bart

Bart is meer onderweg dan op kantoor bij TradeMarQ en staat continu in contact met klanten en collega’s. Zijn agenda staat vol met meetings om met collega’s relaties te beheren en leads te ontwikkelen. In zijn drukke bestaan moet Bart vlekkeloos kunnen communiceren, want is dat niet het geval dan merkt hij dat direct in de omzetcijfers. Onderweg kunnen overleggen met zijn team is voor Bart cruciaal.

Ook Bart gebruikt zijn lichte en krachtige Surface tablet om toegang te krijgen tot de IT tools die voor hem handig zijn. Hij leest en verzendt berichten en vindt altijd de informatie op welke locatie hij zich ook bevindt. Ontzettend effectief dus. Tijdens een event kan hij altijd even inloggen op zijn tablet om toch te kunnen deelnemen aan een vergadering met een potentiële klant in Microsoft Teams. Zelfs zijn gelikte PowerPoint presentatie deelt hij eenvoudig tijdens het videogesprek. Je merkt in feite geen verschil of Bart op kantoor zit of onderweg is. Het delen van informatie en contracten, contact met klanten en overleggen met het team zijn voor Bart stukken makkelijker geworden nu hij werkt met de slimme IT tool van Microsoft.

Officemanager Kris

Als officemanager is Kris de spil van het bedrijf. Kris ontvangt klanten en is verantwoordelijk voor het afhandelen van telefoontjes en mail. Ook weet zij het onderlinge contact met collega’s perfect te stroomlijnen dankzij de beschikbaarheid van personen die binnen Teams zichtbaar is. Doorverbinden of een chatbericht sturen, Kris draait haar hand er niet voor om.

Belangrijke mededelingen deelt Kris eenvoudig in één chatbericht met de hele organisatie. Meetings en afspraken worden overzichtelijk in Teams gepland. Nieuwe collega’s vinden sneller hun weg, omdat zij direct worden toegevoegd aan een virtueel team en onmiddellijk toegang hebben tot alle relevante documenten en contacten. En wanneer een collega vertrekt, is deze met een druk op de knop geen teammember meer en wordt de toegang tot de bedrijfsdata en contacten dichtgezet. Het officemanagement binnen een organisatie moet eigenlijk altijd doorgaan, maar ook Kris heeft recht op haar vrije dagen. Doordat alle overdrachtsdocumenten binnen Teams op een centrale locatie staan opgeslagen, kan een collega snel haar taken overnemen. Wel zo efficiënt.

Projectmanager Frederiek

Frederiek is verantwoordelijk voor de planning en houdt grip op de projectcommunicatie. Vroeger ging eigenlijk alles via de mail, grote bestanden, verschillende versies en een groep collega’s in de cc. Nu Frederiek met Teams werkt is dat echt een verademing voor haar. Binnen de projectgroep in Teams werkt iedereen in één document. Word, Excel of PowerPoint dat maakt niet uit, iedereen kan er tegelijk in een bestand werken. Dat scheelt niet alleen enorm veel tijd met zoeken, de kans op foutjes is ook veel kleiner.

Met een paar kliks voegt Frederiek nieuwe teamleden toe van binnen of van buiten het bedrijf. Alle nodige informatie vinden de teamleden in de Teams-omgeving waar zij toegang tot hebben. Frederiek is altijd op zoek om processen nog beter te stroomlijnen. Daarbij kan ze kiezen welke projectmanagementtools zij geïntegreerd wil hebben in Teams om de voortgang van het project perfect te kunnen managen.

Teams voor jouw bedrijf?

Met het fictieve bedrijf TradeMarQ geven we een voorbeeld van het gemak dat Teams brengt binnen bedrijven. Bij Think4 krijgen we veel vragen over makkelijker online werken, overvolle mailboxen die zorgen voor vertraging en opties voor thuiswerken. Wij adviseren Teams als absolute topper voor beter online samenwerken en makkelijker communiceren. Veilig in de cloud.

Het voorbeeld van TradeMarQ spreekt jou misschien ook aan. Bel gerust eens met Tom Smit voor meer informatie over Microsoft Teams voor jouw bedrijf. Think4 implementeert Office 365, Teams en andere cloudtools bij bedrijven die willen profiteren van slimme IT.

Teams is een gratis functie binnen Office 365 van Microsoft en is het voorbeeld van een slimme IT tool. Meer weten over cloud oplossingen en veilig online werken? Neem vrijblijvend contact op met Think4. Wij brengen jouw vraag en onze oplossingen samen.

Meer weten? Vraag het Lotte.

Lotte is uw contactpersoon voor al uw IT vragen. Vanuit de Think4 helpdesk kan zij u op afstand helpen bij het installeren en het gebruiken van slimme IT tools voor thuiswerken, op afstand vergaderen en digitaal bestanden delen met collega’s.

  • Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.
Bezoekadres
op bezoek bij Think4

Hier drinken wij onze koffie!

Think4
Duitslandweg 13
2411 NT Bodegraven

088 – 21 77 575
info@think4.nl