Wat betekent de AVG voor u als ondernemer? Deze nieuwe wet heeft betrekking op elk bedrijf dat iets doet met de verwerking van persoonsgegevens. In het kader van de Algemene Verordening Gegevensbescherming organiseerden wij een seminar om ondernemers te informeren en dat doen we op 9 maart nog een keer. Op 25 mei treedt deze wet in.

Even concreet. Wat betekent de AVG voor uw bedrijf? Het begint met bewustwording, dat is stap 1. In de toelichting op onze website vindt u alle 5 de stappen die wij u adviseren en waarmee u uw bedrijf kunt voorbereiden op de nieuwe wetgeving.

Hoe ver gaat de controle?

Vanaf 25 mei 2018 verandert de privacywetgeving. Dan verdwijnt de Nederlandse Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) en wordt de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van toepassing binnen de hele Europese Unie. Het is een wet waar bedrijven die persoonsgegevens registreren zich aan te houden hebben. Als u beschreven heeft hoe, waarom en welke gegevens u bewaart en hoe lang, bijvoorbeeld klantgegevens via uw website, bent u op de goede weg.

Beveiliging van uw IT is uitermate belangrijk, dat hoeven wij u niet te vertellen. Hier hangt de beveiliging en dus de privacy van persoonsgegevens die u opslaat mee samen. Als u bijvoorbeeld salarisadministraties verwerkt of u ontvangt persoonlijke gegevens van medische, etnische of juridische aard, wees dan alert. Dit zijn zogenaamde ‘bijzondere persoonsgegevens’ en vallen sowieso in de controle zone voor het Autoriteiten Platform (AP). Waarom? Dergelijke gevoelige informatie is tegenwoordig onder verzwaarde voorwaarden aan u verstrekt en niet geschikt om te delen met derden. Dus wie kan er binnen uw organisatie bij die informatie? Is deze informatie goed beveiligd? Wij adviseren u om maatregelen te nemen. Think4 kan u daarbij helpen.

Stappenplan

Zijn de gegevens die u als bedrijf digitaal ontvangt gekoppeld aan een persoon, dan is het raadzaam om ons 5 stappenplan te raadplegen.

Extra seminar

Heeft u ons seminar gemist? Op vrijdag 9 maart krijgt u een herkansing. Via onze webpagina kunt u zich inschrijven. Uw deelname is gratis. Heel graag tot ziens!
En ja, wij realiseren ons dat wij uw persoonsgegevens ontvangen en zullen deze volgens de nieuwe richtlijnen verwerken.

Ziet u geen kans om op 9 maart aanwezig te zijn, dan informeren wij u graag in een persoonlijk gesprek of telefonisch. Neem gerust contact op met Tom Smit via tom.smit@think4.nl of tel. 088-2177575.

Wij krijgen vaak de vraag voorgelegd:

Wat is nu precies het verschil tussen de Business licentie en de Enterprise licentie van Microsoft Office365?

Het prijsverschil is aanzienlijk, terwijl de verschillen in beide varianten klein lijken. Zowel in Office365 Business Premium als in Office365 Enterprise E3 zit de volledige Office installatie, inclusief de online diensten als Sharepoint, Skype en Exchange.

Het eerste belangrijke verschil tussen de Business en Enterprise licentie is de limiet van het aantal gebruikers. Met de Business licentie kunnen maximaal 300 gebruikers worden toegelaten. Toch zijn er nog meer belangrijke verschillen tussen de twee licenties die misschien niet direct opvallen: 

1. Met een Business licentie is het niet mogelijk om Office te installeren op een gevirtualiseerde werkomgeving (hosted desktops).
2. In Office van Business Premium kunnen geen software plugins worden geïnstalleerd. Koppelingen in Outlook en Word vanuit bedrijfsapplicaties (zoals CRM) zijn niet mogelijk.
3. Group Policies (controle over update opties, sjablonen, beveiligingsinstellingen, etc.), zijn alleen mogelijk binnen de Enterprise licenties.
4. Met de Enterprise licentie heb je Exchange online archiving, Data Loss Protection en Advanced Threat Protection tot je beschikking. (In onze volgende blog zullen wij daar dieper op in gaan).

Let op: dit zijn slechts de grootste verschillen. De complete lijst is veel langer – maar deze verschillen zijn kleiner en voor veel organisaties van minder belang. Natuurlijk wegen niet alle verschillen even zwaar voor jullie organisatie. Maar het is wel slim om goed na te denken over wat je als bedrijf precies nodig hebt.

Wil jij zeker weten dat je de juiste Office365 licentie gebruikt (of gaat gebruiken)?

Wij adviseren je graag – en kunnen ook kritisch kijken naar je huidige licentie om te zien of jullie organisatie optimaal gebruikt maakt van de mogelijkheden, of teveel betaalt voor zaken die je eigenlijk niet nodig hebt.

Laatste tip: kies altijd de optie om je Office365 licentie maandelijks aan te kunnen passen. 

“Soms heb ik het gevoel dat ik veel meer kan met Office 365 dan dat ik nu doe. Klopt dat?”

Het is een vraag die wij bij Think4 vaak horen. Meestal van bedrijven die ons nog niet kennen, maar soms ook van bedrijven die wij al ondersteunen in het optimaliseren van hun Microsoft pakket.

De laatste tijd krijgen wij ook steeds meer vragen over Microsoft Teams, een nieuwe applicatie binnen Microsoft Office365.

Daarom een paar good to knows over Microsoft Teams.

Microsoft Teams is een nieuwe online workspace voor professionals die regelmatig, of op projectbasis, met elkaar moeten samenwerken vanuit verschillende afdelingen of locaties. Microsoft Teams integreert daarbij het beste van bestaande applicaties die al hun succes hebben bewezen:

• chatsessies binnen het eigen team of met andere afdelingen
• het delen van bestanden via directe koppeling naar SharePoint
• snelle toegang tot de persoonlijke OneDrive met aantekeningen en documenten
• groepsbellen via Skype

Microsoft Teams is – kort gezegd – een professioneel, toegankelijk platform in een arbeidsmarkt waar werktijden en werklocaties steeds flexibeler zijn.
Waar collega’s op ieder moment van de dag toegang moeten kunnen hebben tot gemeenschappelijke projectdossiers – en hierover op een efficiënte manier met elkaar moeten kunnen communiceren.

Natuurlijk heeft Think4 het nieuwe Microsoft Teams goed vergeleken met andere applicaties. Wat kun je er bijvoorbeeld meer mee dan met reeds bestaande Microsoft app’s zoals Yammer en Office Groups?

Onze ervaring is dat de meerwaarde van Teams ligt in de mogelijkheden die het biedt om echt samen te werken in complexe documenten en hierover op een prettige, snelle manier met elkaar te chatten. Yammer is toch meer een sociale bedrijfsomgeving.

In Microsoft Teams worden de voordelen van communiceren via chatgroepen gekoppeld aan directe toegang tot interactieve documenten in Sharepoint en Onedrive.

Het beste van twee werelden voor grote organisaties waarin afdelingen en locaties efficiënt en inhoudelijk moeten samenwerken – maar ook voor kleinere bedrijven waar professionals veel onderweg zijn en snel met elkaar moeten schakelen.

Wie een beetje ingevoerd is in de wereld van online workspaces vraagt zich misschien wel af: wat is eigenlijk het verschil met het vergelijkbare platform Slack?

Twee dingen.

• Allereerst gebruik je Microsoft Team GRATIS binnen je Office365 pakket. Het is daarmee ook optimaal geïntegreerd in alle andere bestaande (en nieuwe) Microsoft applicaties.
• Daarnaast ziet Microsoft Teams er gewoon strak uit – en horen wij van onze klanten dat het bijzonder eenvoudig en prettig werkt.

Ben jij ook nieuwsgierig naar hoe jullie organisatie Microsoft Teams kan gebruiken om nog sneller en efficiënter samen te werken?

Nodig ons dan snel uit voor een kop koffie en wij helpen jou om een (proef) Teams-pagina in te richten die precies aansluit op de interne communicatievraagstukken van jullie organisatie!

Er wordt zelfs gezegd dat het voor de afdeling marketing een tv-commercial per jaar oplevert en voor de International Vicepresident 18 vlieguren. Kijk, zo makkelijk gaat het. Je bespaart tijd en geld door met Office365 te werken. Office365 is op dit moment één van de zeer succesvolle oplossingen van Microsoft en is eigenlijk niet meer weg te denken als Cloudoplossing. Wat is het nu precies én is het iets voor jouw business?

Je kent de naam waarschijnlijk van het bekende Office-pakket; Word, Excel en PowerPoint. In werkelijkheid is het zoveel meer. Office365 is een verzameling van internetdiensten en -producten van Microsoft. De dienst wordt voor een groot gedeelte aangeboden als internetdienst. Software pakketten worden gezamenlijk aangeboden als een dienst in de vorm van Software-as-a-Service (SaaS). Belangrijkste onderdelen van Office365 zijn Exchange Online als emailserver, Sharepoint voor documentbeheer en Skype for Business voor communicatie. Daarnaast natuurlijk de wel bekende Officepakketten zoals besproken in een ander blog.

Voordelen Cloud-abonnement

Deze nieuwe abonnement structuur waarbij je grotendeels in de Cloud werkt brengt natuurlijk voordelen met zich mee. We zijn benieuwd wat de volgende voordelen in jouw bedrijf kunnen betekenen:

1. Flexibiliteit en toegankelijkheid
   Flexibiliteit en toegankelijkheid zijn één van de belangrijkste redenen om te kiezen voor Office365. Dit fijne Cloudplatform van Microsoft zorgt er namelijk voor dat je op ieder moment bij uw bestanden, email en agenda kunt. Ongeacht of je op kantoor, onderweg of in het buitenland bent.
2. Ontzorgen en gemak
   Iedere medewerker beschikt over de laatste versie van Office, Skype en Sharepoint. Software hoeft niet meer te worden aangeschaft en wordt niet meer geïnstalleerd op eigen servers. IT-afdelingen houden zich daardoor steeds minder bezig met IT infrastructurele zaken.
3. Schaalbaarheid
   Je betaalt per maand voor de afgenomen Office365-productie. Je kiest een licentie die het beste past bij je eisen en wensen. Binnen je organisatie kun je per medewerker het juiste abonnement kiezen. Het is slim om je licentiemodel te customizen, omdat iedere medewerker hierdoor optimaal kan presteren. Kortom Office365 beweegt realtime met je organisatie mee.
4. Kostenstructuur
   Kosten worden inzichtelijk en voorspelbaar, want je kiest het beste pakket en deze betaal je maandelijks. Deze structuur is mede mogelijk doordat er geen lokale installatie van Software nodig is. Tevens ben je niet meer aangewezen op je eigen server.
5. De mogelijkheden
   De ontwikkelingen bij Microsoft gaan verder en de focus ligt nog meer op Clouddiensten en -producten. Office365 is een opstap naar onder andere producten zoals Azure, Enterprise Mobility Sercurity en CRM Dynamics.

Wil je weten wat Office365 voor je business kan betekenen? Wij kunnen je adviseren en assisteren bij de implementatie. Natuurlijk customizen wij ook jouw Office365-omgeving. Geef ons een belletje en we gaan samen IT-vraagstukken omzetten in kansen!

088 – 21 77 575
info@think4.nl

Lees in ons volgend blog hoe je erachter komt welke Office365-abonnement je nodig hebt.

HHD en SSD? What’s in a name..?! Onze foto’s, documenten en muziek zetten we allemaal in mooie mapjes op onze computer. In werkelijkheid slaan we die op in de Hard Disk Drive [HDD]. Of maak jij al gebruik van de nieuwere techniek Solid State Drive [SSD]?

Zonder het te weten maak jij al gebruik van een soortgelijke technologie met je smartphone, de geheugenkaart in de fotocamera en het navigatiesysteem in de auto. We zijn benieuwd hoe dit op jouw computer is geregeld en wat jouw voorkeur zou hebben. Natuurlijk snappen we dat je misschien niet eens weet van welke opslagplaats jouw computer gebruik maakt. Daarom brengen we daar vandaag verandering in en zetten we wat feiten op een rijtje.

Hard Disk Drive = HDD

De meest traditionele schijf waar geheugenopslag op plaats vindt, is de Hard Disk Drive (HDD). Hierop installeren we het besturingssysteem, maar ook al onze foto’s, bestanden en programma’s. De eerste harde schijf stamt uit 1956 en had 3,75MB opslag. De HDD maakt gebruikt van een metalen schijf die net als een langspeelplaat rondjes draait langs een naald die de gegevens er vanaf leest. Het grote voordeel van HDD is dat het relatief goedkoop is.

Solid State Drive = SSD

Een modernere techniek voor opslag is de Solid State Drive (SSD). Hierbij wordt gebruik gemaakt van kleine chips die met elkaar verbonden zijn om informatie uit te wisselen en op te slaan. Er draait of beweegt dus helemaal niets meer in deze harde schijf. Op het gebied van server en storage worden deze ontwikkelingen ook doorgevoerd. Zo rusten we nieuwe servers uit met SSD.
De voordelen van SSD:

• De schijf heeft geen fysieke slijtage meer en gaat dus langer mee
• Snellere lees- en schrijfsnelheid
• Kleiner van formaat
• Geen “krakende” geluiden meer uit de computer kast
• Produceert minder warmte
• Prestaties van jouw laptop of werkstation nemen toe

Onze winnaar

Waarschijnlijk kun je wel raden dat SSD voor ons de winnaar is. Toch kun je je afvragen waarom niet alle apparaten voorzien worden van deze nieuwere schijven. Immers de schijf is sneller, kleiner én gaat langer mee… Het heeft te maken met de prijs. Omgerekend per Gigabyte-opslag, is de HDD altijd nog goedkoper dan de SSD. Wel komen de prijzen steeds dichterbij elkaar, omdat het marktaandeel van de SSD stijgt. Het is een kwestie van tijd voordat alle apparaten worden voorzien van een SSD. Niet afhankelijk zijn van die tijd? Dan hebben we goed nieuws.

Snel en simpel upgraden naar SSD

Een upgrade van jouw laptop of werkstation van HDD naar SSD is relatief eenvoudig. We vervangen de HHD voor een SSD en zorgen dat alle documenten worden overgezet. Natuurlijk installeren we ook een nieuw en fris besturingssysteem.

Interesse in een upgrade? Of wil je meer informatie over deze nieuwe techniek van opslag?
Neem contact met ons op!

“Uw PostNL pakket is niet afgeleverd” of “Uw KPN factuur is nog niet betaald”. Dit zijn enkele vrij normaal ogende email-onderwerpen die je misschien wel eens ontvangt. Toch schuilt hierin een groot gevaar. Namelijk dat van Cryptoware. Nee, dit is niet het nieuwe Wordfeud of Scrabble, maar een virus.

Door een simpele klik op de link of door het openen van de bijlage zijn je bestanden vergrendeld. Wat is Cryptoware precies, hoe gebeurt dit, hoe kun je het oplossen én voorkomen? In dit artikel geven we de antwoorden.

1. Wat is Cryptoware?

Cryptoware is een type virus wat al je bestanden op de computer, het netwerk en andere benaderbare schijven vanaf je computer compleet vergrendelt. Hierdoor kun je de bestanden niet meer openen. In de meeste gevallen verschijnen er dan tekstbestanden met instructies hoe je de bestanden kunt ontgrendelen. In alle gevallen zal het inhouden dat je een behoorlijk geldbedrag moet betalen op een bepaald rekeningnummer. Vervolgens zou je daarna code ontvangen waardoor de bestanden ontgrendeld worden. Trap hier niet in! Je zult in de meeste gevallen nooit een code krijgen om het te ontgrendelen.

2. Hoe komt Cryptoware in je leven én hoe voorkom je dit?

Cryptoware komt in de meeste gevallen binnen via een link of bijlage in een onopvallend e-mailtje. De laatste tijd zijn het bijvoorbeeld e-mailtjes van PostNL met de melding dat zij jouw pakketje niet hebben kunnen bezorgen. Dan moet je vervolgens op een link klikken en daarna zijn al je bestanden vergrendeld.

Je kunt dit voorkomen door jezelf vooraf een belangrijke vraag te stellen: “Hoe komt PostNL aan mijn e-mailadres?” Natuurlijk heb jij bij je online bestelling een e-mailadres achtergelaten, maar PostNL krijgt deze niet door van het bedrijf waar je de bestelling hebt geplaatst. Dus het moet voor jou al verdacht zijn als PostNL je e-mail stuurt over een bestelling. Let daar dus goed op! Wees altijd alert bij dit soort berichten. De kans is tegenwoordig groter dat dit soort e-mails besmet zijn, dan dat ze veilig zijn.

3. Hoe kom je van Cryptoware af?

Ben je besmet? Hoe kom je dan van het vervelende Cryptoware af? Als bedrijf maakt je IT-er ’s avonds of ’s nachts altijd een back-up. In de meeste gevallen van een besmetting kun je eenvoudig de back-up van de nacht ervoor terug laten zetten.

Voor particulieren geldt eigenlijk hetzelfde, maar moet je in de meeste gevallen zelf een back-up maken. Dit kan op verschillende manieren, zowel automatisch als handmatig. Let daarbij goed op dat alle gekoppelde netwerk- en USB schijven ook besmet kunnen raken.

Wil je weten wat de beste back-up oplossing voor jouw situatie is of wil je meer weten over Cryptoware? Neem dan contact met ons op. Immers ‘better safe, than sorry’!
088 – 21 77 575
info@think4.nl

Ben jij op de hoogte van de extra programma’s bij Office365? Waarschijnlijk ben je inmiddels overgestapt op Office365. Heb jij de nieuwe productiviteitsprogramma’s al ontdekt? Net als PowerPoint en Excel, zijn er nieuwe programma’s die je productiviteit een boost geven doordat ze makkelijk en efficiënt werken. Dit scheelt tijd, energie en geld.

Wij merken dat eigenlijk maar weinig mensen deze nieuwe software gebruiken. Terwijl het echt de moeite waard is om te proberen. Daarnaast is het ook nog heel gemakkelijk te installeren doordat de programma’s al aanwezig zijn. Je hoeft ze alleen nog maar te activeren door het icoontje aan te klikken.

Efficiënter werken met deze vier nieuwe programma’s

1. OneNote – OneNote is een notitieprogramma en is ontstaan als de digitale versie van een kladblok. Met OneNote beschik je eigenlijk over een digitale flipover. Je kunt eenvoudig tekst, schermafbeeldingen, tabellen, video’s en natuurlijk je persoonlijk aantekeningen combineren op een scherm.
2. Sway – Sway is een gratis app die plotseling is toegevoegd aan de Office-programma’s. Met Sway kun je heel gemakkelijk coole online presentaties maken. Het is niet direct een vervanger van PowerPoint. Maar als je een presentatie wil geven op basis van een verhaallijn is Sway een aanrader.
3. Yammer – Het programma Yammer tref je alleen in de Office365- abonnementen voor bedrijven (Business of Enterprise). Dit is een intern platform die wordt gebruikt als sociaal netwerk binnen een organisatie. Medewerkers kunnen content, data en locaties delen en optimaal samenwerken. Voor kleine bedrijven is Yammer misschien niet direct een must have, maar wel leuk om eens te checken.
4. OneDrive – OneDrive vind je niet alleen bij een Office365-abonnement, maar tref je eigenlijk bij ieder device van Microsoft. OneDrive is de online opslagdienst van Microsoft en te vergelijken met Dropbox en Google Drive. Bij veel mensen is het bekend en wordt het steeds meer gebruikt.

Gratis proberen!
Wil jij eens kennismaken met bovenstaande programma’s? Geef ons een belletje en je kunt het een maand gratis en vrijblijvend proberen. En bovendien krijg je gelijk de laatste versie van Word, Excel, PowerPoint en Outlook. Start vandaag!
088 – 21 77 575
info@think4.nl