Dropbox of Dropbox Business

Dankzij deze tip raak je nooit meer je bestanden kwijt

Stel je voor: je hebt een halfjaar lang aan één project gewerkt en ineens crasht je computer. Wat doe je? Het is een nachtmerrie voor iedereen die voor zijn of haar werk met een computer werkt. Gelukkig kan je zo’n situatie voorkomen. Hoe? Heel eenvoudig: sla je bestanden online op. Een tool die je hiervoor kan gebruiken is Dropbox, wellicht heb je er al eens van gehoord. MKB bedrijven gebruiken meestal Dropbox Business. Maar wat is het en hoe kan je Dropbox Business het beste inzetten? Lees gauw verder!

 

 

Je wachtwoord doet er niet toe

Extra bescherming voor veilig online werken met 2FA

Veilig online werken. We zien dat MKB ondernemers zich steeds drukker maken om het beschermen van hun IT-systemen. Ze willen koste wat kost een datalek voorkomen, zoals je in ons eerdere blog hebt kunnen lezen. Maar welke stappen moet je nemen om met jouw hele bedrijf veilig online te kunnen werken. Dat gaat verder dan het updaten van wachtwoorden.

Want je wachtwoord doet er niet toe. Dat klinkt misschien raar, maar wat vaak vergeten wordt is dat wachtwoorden op zich een beetje achterhaald zijn. Onderzoek van Tweakers en Splash data laat zien dat mensen, en dus ook jouw medewerkers, meestal een te eenvoudig wachtwoord hebben dat ze overal voor gebruiken. Tricky, ook volgens NCSC, zeker als je weet dat cybercriminelen een neus hebben voor zwakke plekken die hen makkelijk toegang geven tot je bedrijfsnetwerk.

 

10 jaar Think4

Think4 bestaat 10 jaar

Vandaag 10 jaar geleden begonnen Tom Smit en Olof Koch aan een nieuw avontuur. Tom vanuit commercieel oogpunt en Olof met een passie voor de technische kant, startten samen IT bedrijf Think4. Allebei met veel ambitie binnen hun eigen werkveld en met een sterke visie om hun onderneming tot een succes te maken.

Sinds de oprichting van Think4, op 16 juni 2011, is het full service IT bedrijf inmiddels uitgegroeid tot een serieuze speler. Halverwege 2021 bestaat het team uit 10 enthousiaste professionals die opdrachtgevers door heel Nederland voorzien van de beste IT oplossingen én service.

Belangrijkste eigenschap van het bedrijf is dat er resultaatgericht gewerkt wordt. Dat zie je terug in externe maar ook interne activiteiten. Een betrokken team, samenwerken en kunnen leren van elkaar, échte oplossingen bieden voor klanten, maar ook lol hebben.

Als IT bedrijf blijft Think4 zich professionaliseren. Tom en Olof zijn klaar voor de komende 10 jaar met nóg meer ambitie dan ze al hadden. “We willen groeien als bedrijf, onze teamleden moeten zich kunnen ontwikkelen, we willen plezier hebben en houden in het werk dat we dagelijks doen en klanten helpen met resultaatgerichte IT. Dat is wat jullie van Think4 kunnen verwachten de komende jaren.”

Aan de slag met SharePoint

SharePoint is jouw mobiele intranet

Vanuit Think4 adviseren wij onze klanten om SharePoint te gebruiken als het meest optimale mobiele, intelligente intranet. Dankzij SharePoint werk je op een andere manier en kun je veel makkelijker online samenwerken. Al je bedrijfsdata wordt gestructureerd en de toegang tot die data geoptimaliseerd. Je gaat in één klap je bedrijf moderniseren. Met SharePoint heb je veilig online werken zo geregeld. Morgen aan de slag met SharePoint, jouw moderne werkomgeving? Lees verder hoe jij jouw bedrijf direct kunt moderniseren en optimaliseren.

Koste wat kost een datalek voorkomen

Wat te doen bij een datalek binnen je bedrijf?

Een datalek voorkomen is beter dan genezen. Tegenwoordig is een datalek misschien wel één van de meest gevreesde scenario’s van iedere ondernemer. Steeds meer bedrijven krijgen te maken met dataleks en dit kan flink invloed hebben op de reputatie en de gezondheid van de organisatie – om nog maar te zwijgen over de gevolgen die een datalek kan hebben voor de personen waarvan de gegevens nu op straat liggen. Kortom, een datalek dat wil je niet. Maar wat als het je wél gebeurt?

Wat is een datalek en kun je een datalek voorkomen?

Een datalek is eigenlijk precies wat het woord doet vermoeden; informatie die normaalgesproken afgeschermd is voor de buitenwereld lekt onbedoeld naar buiten. Het betreft vaak privacygevoelige informatie zoals persoonsgegevens die vervolgens op het internet terug te vinden is. Het mag duidelijk zijn dat het publiceren van deze gegevens in strijd is met de wet. Toch gebeurt het regelmatig en op grote schaal. En als bedrijf draag je de verantwoordelijkheid wanneer dit gebeurt.

 

Morgen beginnen met Windows Virtual Desktop

Windows Virtual Desktop op jouw flexibele werkplek

Onderweg of thuis werken en je dag flexibel indelen qua uren, we beginnen er langzamerhand aardig aan te wennen. Was werken op afstand vroeger nog een vraag die je bij je manager neerlegde, tegenwoordig weten we niet beter. De flexibele werkplek is de standaard geworden en wij als IT bedrijf helpen ondernemers bij de inrichting. Want hoe beter jij gefaciliteerd bent met slimme IT oplossingen, hoe productiever je bent. Daar speelt Windows Virtual Desktop een vernieuwende rol in.

Niet alleen grote bedrijven faciliteren hun medewerkers optimaal als het om thuiswerken gaat. Ook het MKB weet inmiddels dat werken vanuit huis de trend geworden is. Een beetje flexibeler worden we allemaal, dat hoort bij onze moderne samenleving. Altijd en overal bereikbaar zijn wordt meer en meer uitgebreid tot een volledig uitgeruste, virtuele werkplek met alle online faciliteiten die je op kantoor gewend bent.

Omdat de samenleving verandert, veranderen wij als mens automatisch mee. Dat zien we terug in het bedrijfsleven waar de vraag van MKB-ondernemers toeneemt: veilig online werken, hoe gaan we dat doen met ons hele bedrijf? Precies daar ligt de expertise van Think4 en daarom zijn wij dagelijks bezig met het optimaal inrichten van flexibele werkplekken met IT oplossingen, online beveiliging en het beheren van IT omgevingen op afstand.

Nieuwe tool voor emailbeveiliging, phising en online attacks

De aanleiding van de meeste cyberaanvallen? Juist, een email. Voor je het weet klik jij of één van je medewerkers op dat mailtje of dat linkje en zit je binnen no-time met de gebakken peren. Cybercriminelen gaan vernuftig te werk en je hebt soms helemaal niet door dat je email niet deugt. Vanuit Think4 installeren bij een zeer goede emailbeveiliging bij onze klanten die problemen willen voorkomen. Barracuda Total Email Protection is de cloud tool waar wij mee werken voor optimale email security. Meer weten over hoe je je als bedrijf kan beschermen tegen online attacks, phising en imagoschade? Lees verder op…

Volg dit gratis webinar over Teams

Webinar Microsoft Teams

Op maandag 29 juni om 10:00 uur organiseert Tech Data een gratis webinar over het inzetten van Teams binnen jouw bedrijf. Think4 is partner.

Gebruik jij Teams?

Dan weet je dat deze tool binnen Office 365 ideaal is voor thuiswerken, videobellen en chatten. Wat veel mensen niet weten is dat er nog veel meer verborgen zit in Teams van Microsoft. Leuk om te leren als jij alles uit Teams wilt halen. In dit gratis webinar Microsoft Teams van Tech Data leer je alle ins en outs.

Wil je na afloop meer informatie over Teams voor jouw bedrijf?

Vanuit Think4 helpen we bedrijven met slimme IT tools om efficiënter samen te werken. Teams is zo’n tool, maar we doen meer op het gebied van online samenwerken.

Neem dan vrijblijvend contact op met Tom Smit.

Aanmelden of terugkijken

Meld je aan via deze link kun je het webinar volgen en terugkijken » ga naar webinar

Waarom Dropbox Business de makkelijkste cloudopslag voor uw bedrijf is

Uw data veilig in de cloud

Graag vertellen wij u waarom Dropbox Business de makkelijkste cloudopslag voor uw bedrijf is. Dataopslag in de cloud, klinkt dat u bekend in de oren of is het een ver-van-uw-bed-show. Voor het opslaan van bestanden en bedrijfsgegevens kennen we de server. Dagelijks een backup draaien en uw data van de afgelopen dag was veilig opgeslagen. Dat gebeurt nog steeds en daar is op zich niets mis mee, maar het kan slimmer. Als IT specialisten weten we dat het opslaan van gegevens in de cloud al jaren kan, maar dit heeft de afgelopen tijd wel een enorme vlucht genomen. Dropbox is één van de bekendste cloudplatforms voor het veilig opslaan van bestanden. Bestanden die dan overigens ook weer eenvoudig in de cloud beheerd en gedeeld kan worden. Graag vertellen wij u meer over de mogelijkheden die Dropbox biedt voor bedrijven als het gaat om efficiënter online werken.

Dropbox Business

Privé gebruikt u misschien al Dropbox voor uw foto’s of andere bestanden die u wilt bewaren. Die tool is nu uitgebreid, want voor bedrijven is Dropbox Business ontwikkeld om veilig online bestanden te bewaren, te beheren en te delen. Deze cloudoplossing werkt ontzettend efficiënt en u weet zeker dat uw data veilig staat opgeslagen. Geen dagelijkse backups op een lokale server, maar een automatische cloudbackup en altijd en overal toegang tot uw gegevens. En ook uw medewerkers hebben toegang via hun laptop, pc of mobiel device. Online samenwerken was nog nooit zo makkelijk.

Vaarwel lokale server

In tegenstelling tot de gratis Dropbox cloudtool geldt voor Dropbox Business een maandelijks licentiebedrag, maar daar krijgt u dan ook wat voor terug. Steeds meer bedrijven zeggen hun NAS of fileserver vaarwel en kiezen voor de cloud. De stap naar de cloud lijkt groter dan die in werkelijkheid is. Daarom adviseren wij vanuit Think4 dan ook Dropbox Business als een betrouwbaar alternatief dat écht gericht is op gebruiksgemak en efficiëntie.

Dropbox Business past bij een moderne bedrijfsvoering, werkt op elk device en geeft u en uw medewerkers de vrijheid om plaatsonafhankelijk te werken. We merken zeker in deze tijd dat bedrijven kiezen voor Dropbox Business. Veel mensen werken thuis en hebben toch toegang tot alle nodige bedrijfsinformatie en bestanden, via de Dropbox cloudoplossing voor bedrijven en organisaties. We kunnen nog meer voordelen van Dropbox Business noemen. Volledige controle, AVG proof en kende u Smart Sync al?

Ook op afstand volledige controle

Bij Dropbox Business krijgt een admin console geleverd. De team admin van uw organisatie heeft de volledige controle over alle bedrijfsdocumenten, mappenstructuur, team members en u creëert eenvoudig gedetailleerde rapportages. Ook kunt u de licenties op afstand beheren, bijvoorbeeld op het moment dat een laptop wordt gestolen. U kunt dan alle data direct wissen. En maakt u gebruik van Office 365 dan zorgt Think4 voor een integratie met opties als single sign-on en AD koppeling.

Met Dropbox Business bent u AVG proof

AVG proof is wel zo fijn. En niet onbelangrijk, als bedrijf bent u verantwoordelijk voor alle documenten in Dropbox Business, waarbinnen een veilige dataopslag en privacy zeer belangrijke items zijn. Wanneer u Dropbox Business gebruikt kunt u ervan uitgaan dat alle relevante wereldwijd geaccepteerde en erkende normen en voorschriften op het gebied van databeveiliging en privacy in orde zijn. Denk bijvoorbeeld aan ISO 27001/2, ISO27018/17 en SOC 2.

Dit doet Smart Sync

Synchronisatietool Smart Sync is één van de belangrijkste voordelen voor de Dropbox Business gebruiker. De synchronisatie tussen uw pc, mobiele devices en de cloudomgeving is uiterst slim en gaat volledig automatisch. Al uw relevante documenten up-to-date en realtime beschikbaar. Ook online samenwerken gaat veel makkelijker, doordat u met collega’s tegelijk in documenten kunt werken. Versiebeheer van werkdocumenten wordt opgeslagen in Dropbox Business.

Wilt u starten met Dropbox Business?

De implementatie van Dropbox Business kan snel en vakkundig worden geregeld door de IT specialisten van Think4. Als full service IT partner laten wij u graag kennismaken met de voordelen van dit cloudplatform. Onze klanten ervaren direct dat ze online veel efficiënter werken. Ook geeft de zakelijke cloudoplossing van Dropbox bedrijven een gerust gevoel, door de beveiligde dataopslag.

Contact opnemen met Think4

Think4 regelt IT voor bedrijven die willen groeien door efficiënter te werken. Slimme IT oplossingen helpen daar direct bij. Meer informatie geven wij u graag telefonisch of per mail. U kunt contact met ons opnemen via ons kantoor of door één van onze IT specialisten te benaderen via onze Team pagina.

De kracht van teams als slimme IT tool

Deze 4 medewerkers bewijzen de kracht van Teams als slimme IT tool voor bedrijven

Welke IT tool past bij welke medewerker? Vergelijk het met een timmerman, die gebruikt een hamer en een zaag, terwijl een loodgieter meer heeft aan tangen. Zo is het ook in een kantooromgeving. Een projectleider gebruikt andere online gereedschappen dan een secretaresse of een CEO. Dit blog gaan over specifieke tools voor specifieke medewerkers en hoe zij de kracht van Teams ervaren. De salesmanager, de eigenaar, projectleider, consultant en het office management, wie heeft wat nodig om zo efficiënt mogelijk te kunnen werken in een veilige online omgeving?

Bedenk hoe dat werkt binnen jouw eigen bedrijf. Waarschijnlijk precies zo, want geen collega is hetzelfde. Los van leeftijd of ervaring heb je allemaal toch een eigen werkstijl die passen bij jou als persoon en bij jouw kennis binnen je vakgebied. Belangrijk is dat iedereen binnen je bedrijf de juiste tools krijgt om mee te werken, want dat scheelt enorm veel tijd. We geven even een fictief voorbeeld, het reclamebureau van Mike, TradeMarQ. Laten we zeggen dat het bedrijf in totaal zo’n 50 medewerkers telt, maar in drukke tijden huren ze ook nog extra capaciteit in. Mike is groot voorstander van samenwerken en vrijheid. Om die reden geeft hij zijn mensen een Surface tablet waar Office 365 en Teams op draaien. Zo kan iedereen altijd en overal werken, samen, thuis, online vergaderen en chatten.

En hoe ervaart Mike zelf de kracht van Teams?

Mike is het creatieve brein van het TradeMarQ en bedenkt concepten, het liefst ‘s avonds thuis op de bank. Ook Mike gebruikt hierbij zijn tablet, waarop hij toegang heeft tot alle bestanden in de cloud die hij ook nog eens eenvoudig kan delen met zijn projectteam. Mike hoeft niet op kantoor te zijn, maar kan zijn nieuwe ideeën vanuit huis uitwerken. Dat gevoel van vrijheid is voor Mike en zijn bedrijf onmisbaar geworden. Online meeting plant Mike in via Microsoft Teams, waar iedereen binnen het team documenten en berichten met elkaar kan delen en opslaan. Overvolle mailboxen behoren tot het verleden met deze flexibele IT tool.

Afbeeldingen, video’s, documenten en presentaties deelt Mike tegenwoordig dan ook altijd via Teams. Binnen Teams kan Mike contact hebben met zijn eigen medewerkers, persoonlijk of via groep-chats, maar ook met externen als leveranciers en klanten. Een geweldige oplossing en veel efficiënter als het gaat om je contact onderling. Zeker de chatfunctie voor je interne communicatie, want dat is een uitstekende vervanger voor de mail. Zo krijg je als ondernemer veel meer grip op de zaken die prioriteit hebben en echt belangrijke e-mails verdwijnen niet in de chaos. Met Teams kun je makkelijker online communiceren en houd het overzicht, waarmee je tijd en geld bespaart.

Salesmanager Bart

Bart is meer onderweg dan op kantoor bij TradeMarQ en staat continu in contact met klanten en collega’s. Zijn agenda staat vol met meetings om met collega’s relaties te beheren en leads te ontwikkelen. In zijn drukke bestaan moet Bart vlekkeloos kunnen communiceren, want is dat niet het geval dan merkt hij dat direct in de omzetcijfers. Onderweg kunnen overleggen met zijn team is voor Bart cruciaal.

Ook Bart gebruikt zijn lichte en krachtige Surface tablet om toegang te krijgen tot de IT tools die voor hem handig zijn. Hij leest en verzendt berichten en vindt altijd de informatie op welke locatie hij zich ook bevindt. Ontzettend effectief dus. Tijdens een event kan hij altijd even inloggen op zijn tablet om toch te kunnen deelnemen aan een vergadering met een potentiële klant in Microsoft Teams. Zelfs zijn gelikte PowerPoint presentatie deelt hij eenvoudig tijdens het videogesprek. Je merkt in feite geen verschil of Bart op kantoor zit of onderweg is. Het delen van informatie en contracten, contact met klanten en overleggen met het team zijn voor Bart stukken makkelijker geworden nu hij werkt met de slimme IT tool van Microsoft.

Officemanager Kris

Als officemanager is Kris de spil van het bedrijf. Kris ontvangt klanten en is verantwoordelijk voor het afhandelen van telefoontjes en mail. Ook weet zij het onderlinge contact met collega’s perfect te stroomlijnen dankzij de beschikbaarheid van personen die binnen Teams zichtbaar is. Doorverbinden of een chatbericht sturen, Kris draait haar hand er niet voor om.

Belangrijke mededelingen deelt Kris eenvoudig in één chatbericht met de hele organisatie. Meetings en afspraken worden overzichtelijk in Teams gepland. Nieuwe collega’s vinden sneller hun weg, omdat zij direct worden toegevoegd aan een virtueel team en onmiddellijk toegang hebben tot alle relevante documenten en contacten. En wanneer een collega vertrekt, is deze met een druk op de knop geen teammember meer en wordt de toegang tot de bedrijfsdata en contacten dichtgezet. Het officemanagement binnen een organisatie moet eigenlijk altijd doorgaan, maar ook Kris heeft recht op haar vrije dagen. Doordat alle overdrachtsdocumenten binnen Teams op een centrale locatie staan opgeslagen, kan een collega snel haar taken overnemen. Wel zo efficiënt.

Projectmanager Frederiek

Frederiek is verantwoordelijk voor de planning en houdt grip op de projectcommunicatie. Vroeger ging eigenlijk alles via de mail, grote bestanden, verschillende versies en een groep collega’s in de cc. Nu Frederiek met Teams werkt is dat echt een verademing voor haar. Binnen de projectgroep in Teams werkt iedereen in één document. Word, Excel of PowerPoint dat maakt niet uit, iedereen kan er tegelijk in een bestand werken. Dat scheelt niet alleen enorm veel tijd met zoeken, de kans op foutjes is ook veel kleiner.

Met een paar kliks voegt Frederiek nieuwe teamleden toe van binnen of van buiten het bedrijf. Alle nodige informatie vinden de teamleden in de Teams-omgeving waar zij toegang tot hebben. Frederiek is altijd op zoek om processen nog beter te stroomlijnen. Daarbij kan ze kiezen welke projectmanagementtools zij geïntegreerd wil hebben in Teams om de voortgang van het project perfect te kunnen managen.

Teams voor jouw bedrijf?

Met het fictieve bedrijf TradeMarQ geven we een voorbeeld van het gemak dat Teams brengt binnen bedrijven. Bij Think4 krijgen we veel vragen over makkelijker online werken, overvolle mailboxen die zorgen voor vertraging en opties voor thuiswerken. Wij adviseren Teams als absolute topper voor beter online samenwerken en makkelijker communiceren. Veilig in de cloud.

Het voorbeeld van TradeMarQ spreekt jou misschien ook aan. Bel gerust eens met Tom Smit voor meer informatie over Microsoft Teams voor jouw bedrijf. Think4 implementeert Office 365, Teams en andere cloudtools bij bedrijven die willen profiteren van slimme IT.

Teams is een gratis functie binnen Office 365 van Microsoft en is het voorbeeld van een slimme IT tool. Meer weten over cloud oplossingen en veilig online werken? Neem vrijblijvend contact op met Think4. Wij brengen jouw vraag en onze oplossingen samen.